Online LCV formu nasıl hazırlanır: sorular ve son tarih

Bir davetin kaç kişiyle yapılacağını bilmeden salonla, yemek firmasıyla ve masa düzeniyle ilgili hiçbir karar kesinleşmez. Online LCV formu bu sayıyı toplamanın en kolay yoludur; ama formun kendisi kötü kurulursa yanıtlar eksik, belirsiz ya da geç gelir. Bu yazıda LCV'nin ne anlama geldiğini, bir katılım formunda hangi soruların yer alması gerektiğini, son tarihi nasıl seçeceğinizi ve gelen yanıtları salona verilecek sayıya nasıl dönüştüreceğinizi anlatıyoruz.

LCV ne demek

LCV, "Lütfen Cevap Veriniz" ifadesinin kısaltmasıdır. Uluslararası davetiyelerde görülen RSVP'nin Türkçe karşılığı olarak kullanılır. Davetiyede LCV yazması, misafirden davete katılıp katılmayacağını bildirmesinin rica edildiği anlamına gelir.

Eskiden LCV için davetiyeye bir telefon numarası yazılır, yanıtlar tek tek aranarak ya da mesajla toplanırdı. Online LCV formu bu işi davetiyenin içine taşır: Misafir daveti okuduğu sayfada birkaç soruyu yanıtlar, yanıt da doğrudan sizin listenize düşer. Telefonla, mesajla ve yüz yüze gelen yanıtları ayrı ayrı not etmek zorunda kalmazsınız.

Formda neler sorulmalı

İyi bir LCV formunun ilk kuralı kısa olmasıdır. Her ek soru, misafirin formu yarıda bırakma ihtimalini artırır. Çoğu düğün ve davet için şu sorular yeterlidir.

Katılım

Formun en önemli sorusu budur ve iki net seçenek sunmalıdır: geliyorum ya da gelemiyorum. "Belki" seçeneği eklemek ilk bakışta nazik görünür ama size sayı vermez; belki diyen misafirle yine ayrıca konuşmanız gerekir. Misafir kararsızsa son tarihe kadar beklemesi daha iyidir.

Kişi sayısı

Katılım sorusundan sonra en çok karışıklık çıkan yer kişi sayısıdır. Yetişkin ve çocuk sayısını ayrı sormak, özellikle mekanınız çocuklar için ayrı menü ya da ayrı bir düzen uyguluyorsa işinizi kolaylaştırır. Davetiyede misafire kaç kişilik yer ayırdığınızı açıkça yazmak da formun daha doğru doldurulmasını sağlar.

Menü tercihi

Yemekli bir davette vejetaryen ya da farklı bir menü seçeneği sunuyorsanız bunu formda sorun. Yalnızca tek bir menü varsa bu soruyu eklemenize gerek yoktur.

Alerji ve özel beslenme

Gıda alerjisi ya da özel bir beslenme ihtiyacı için kısa bir not alanı, mutfağa iletilecek önemli bir bilgidir. Bu alanı zorunlu yapmayın; çoğu misafirin yazacak bir şeyi olmaz.

Not

İsteğe bağlı kısa bir not alanı, misafirin "biraz geç gelebiliriz" ya da "tekerlekli sandalye kullanıyorum" gibi bilgileri iletmesini sağlar. Pek çok misafir bu alana tebrik de yazar.

Sormamanız gerekenler

Formu uzatan ama karar vermenize yardım etmeyen sorulardan kaçının. Ulaşım ya da konaklama gibi soruları ancak gerçekten servis ayarlayacak ya da otel odası ayıracaksanız ekleyin. Misafirin hediye konusundaki düşüncesini, kimin yanında oturmak istediğini ya da sevdiği şarkıyı LCV formunda sormak yerine bu konuları davetiyenin başka bölümlerine bırakın.

Formu yazmadan önce her soru için kendinize şunu sorun: Bu yanıta göre neyi değiştireceğim? Yanıt salona, mutfağa ya da masa düzenine giden bir bilgiye dönüşmüyorsa o soru büyük ihtimalle formda olmak zorunda değildir. Bu basit eleme, formu çoğu zaman üç dört soruya indirir.

Kimin davetli olduğunu formdan önce netleştirin

Formdaki kişi sayısı sorusu, davetiyede kimin adını yazdığınızla birlikte okunur. "Ahmet Bey ve Eşi" yazan bir davetiyeyi alan misafir iki kişilik yanıt verir; "Ahmet Bey ve Ailesi" yazan bir davetiyeyi alan misafir ise yetişkin çocuklarını, gelinini ve torunlarını da sayabilir. Bu yüzden ekleri bilinçli seçin ve kendi listenizde her misafir için beklediğiniz kişi sayısını not edin. Formdan gelen sayı beklediğinizden belirgin biçimde fazlaysa misafirle nazikçe konuşmak, düğün günü masada yer kalmamasından çok daha kolaydır.

Çocuksuz bir davet planlıyorsanız bunu da formun yanında, davetiyenin metninde açık ve kibar bir dille yazın:

Davetimizi bu kez yetişkin misafirlerimizle sınırlı tuttuk; anlayışınız için teşekkür ederiz.

Formun dili ve görünümü

Misafirlerin büyük çoğunluğu formu telefonda, çoğu zaman ayakta ve kısa bir arada doldurur. Bu yüzden formun dili ve görünümü de soruları kadar önemlidir:

• Seçenekleri kısa ve açık yazın: "Katılacağım" ve "Katılamayacağım" gibi.
• Kişi sayısını serbest metin yerine sayı seçimiyle alın; "biz geliriz" gibi yanıtlar sayıya dönüşmez.
• Gelemeyeceğini bildiren misafire kişi sayısı ya da menü sormayın; form onun için tek adımda bitmeli.
• Yanıt gönderildikten sonra misafire yanıtının alındığını gösteren kısa bir teşekkür görünmesi, aynı formu ikinci kez doldurmasını önler.

Son tarih nasıl seçilir

LCV son tarihini belirlemenin en sağlam yolu geriye doğru saymaktır:

1. Mekana kesin kişi sayısını hangi tarihte bildirmeniz gerektiğini sorun.
2. Bu tarihten en az bir hafta önceyi LCV son tarihi olarak belirleyin. O bir hafta, yanıt vermeyen misafirlere ulaşmak için gereken zamandır.
3. Davetiyeleri son tarihten birkaç hafta önce gönderin ki misafirlerin plan yapacak zamanı olsun.

Son tarihi davetiyede açıkça yazın ve tarihi gün ve ay adıyla verin:

Katılım durumunuzu 20 Mayıs'a kadar davetiyedeki formdan bildirmenizi rica ederiz.

Gelen yanıtları izlemeyi ve kimin davetli sayılacağını netleştirmeyi LCV takibi ve misafir yönetimi yazımızda daha ayrıntılı ele aldık.

Hatırlatmalar

Ne kadar özenli hazırlanırsa hazırlansın, misafirlerin bir kısmı son tarihe kadar yanıt vermez. Bunun çoğu zaman bir ilgisizlikle değil, mesajın gözden kaçmasıyla ya da planların henüz netleşmemesiyle ilgisi vardır. Hatırlatma yaparken şunlara dikkat edin:

• Yalnızca yanıt vermeyenlere gönderin. Yanıt vermiş misafirlere hatırlatma gitmesi özensiz görünür.
• Zamanlamayı iyi seçin. Son tarihten birkaç gün önce gönderilen bir hatırlatma çoğu zaman yeterlidir.
• Kısa ve suçlamayan bir dil kullanın. Misafiri sıkıştırmak yerine neden yanıta ihtiyaç duyduğunuzu anlatın.
• Aile büyüklerini arayın. Formu doldurmak bazı büyüklere zor gelebilir. Bir aile üyesinin telefonla sorup yanıtı listeye işlemesi en kolay yoldur.

Merhaba Deniz, düğünümüze az kaldı.
Masa düzenini tamamlayabilmemiz için katılım durumunu perşembeye kadar bildirebilirsen çok seviniriz.
Davetiye bağlantın aşağıda.

Yanıtları salona verilecek sayıya dönüştürmek

Son tarih geçtiğinde elinizde üç grup olur: gelecekler, gelemeyecekler ve hâlâ yanıt vermeyenler. Salona bildireceğiniz sayıyı hesaplarken:

1. Gelecekleri yetişkin ve çocuk olarak ayrı toplayın.
2. Yanıt vermeyenler arasında gelmesi çok muhtemel yakınlarınızı ayrıca değerlendirin; bu kişilere mutlaka telefonla ulaşın.
3. Son hafta gelecek iptalleri hesaba katın; birkaç kişinin düşmesi olağandır.
4. Garanti sayısının üzerine çıkılırsa ne olacağını mekanla yaptığınız sözleşmeden kontrol edin.
5. Menü tercihlerini ve alerji notlarını mekana yazılı olarak ayrıca iletin.

Davetli listenizi henüz oluşturmadıysanız davetli listesi aracı kişi sayısını baştan netleştirmenize yardım eder. Listede her misafir için beklediğiniz kişi sayısını not etmek, formdan gelen sayıyla karşılaştırma yapmanızı kolaylaştırır.

Sık yapılan hatalar

1. Formu uzun tutmak. On soruluk bir form, üç soruluk bir formdan daha az yanıt alır.
2. Kişi sayısını sormamak. Yalnızca "geliyor musunuz" diye sormak, salona verilecek sayıyı belirsiz bırakır.
3. Son tarih yazmamak. Tarih yoksa yanıtlar düğün haftasına kadar sürüncemede kalabilir.
4. Son tarihi mekanın istediği günle aynı güne koymak. Yanıt vermeyenlere ulaşacak zaman kalmaz.
5. Herkese aynı bağlantıyı göndermek. Tek bir ortak formda kimin yanıt verdiğini ve kimin vermediğini ayırt etmek zorlaşır; aynı kişi iki kez yanıt verebilir.
6. Telefonla gelen yanıtları bir yere işlememek. Her yanıt, nereden gelirse gelsin, aynı listede yer almalı.
7. Formu denemeden göndermek. Daveti önce kendinize ve bir yakınınıza gönderip formu doldurun; yanıtın listeye düştüğünü görün.

WELLUNEX'te LCV formu

WELLUNEX davetiyelerinde LCV formu davetiyenin içindedir. Misafir katılım durumunu, kişi sayısını ve menü tercihini bildirir, varsa alerji notunu yazar; yanıt doğrudan panelinize düşer. Her misafire kişiye özel bir bağlantı gönderildiği için kimin yanıt verdiğini ve kimin vermediğini ayrı ayrı görürsünüz. Yanıt vermeyen misafirlere WhatsApp üzerinden hatırlatma gönderebilirsiniz.

Misafir listenizi Excel ya da CSV dosyasıyla aktarabilir, davetiyeyi WhatsApp, SMS ya da e-postayla paylaşabilirsiniz. Davetiyenin diğer bölümlerini düğün davetiyesi sayfasında inceleyebilir, ücretsiz bir hesapla davetiyenizi tasarlayıp LCV formunu beş misafirle deneyebilirsiniz.