Düğünün pek çok kalemi tek bir sayıya bağlıdır: kaç kişi gelecek. Mekana verilecek garanti sayısı, yemek siparişi, masa sayısı ve oturma planı bu sayı netleşmeden kesinleşmez. LCV takibi bu sayıyı tahminden bilgiye çeviren iştir. Aşağıda neleri sormanız gerektiğini, son tarihi nasıl koyacağınızı ve yanıt vermeyen misafirlerle nasıl ilgileneceğinizi anlatıyoruz.
LCV ne demek, neden önemli
LCV, "Lütfen Cevap Veriniz" ifadesinin kısaltmasıdır ve Fransızca "répondez s'il vous plaît" ifadesinden gelen RSVP'nin Türkçe karşılığı olarak kullanılır. Davetiyede LCV yazması, misafirden katılım durumunu bildirmesinin rica edildiği anlamına gelir.
Pek çok düğünde davetin "gelen gelir" anlayışıyla yapıldığı, kesin sayının ancak düğün günü belli olduğu bir gerçek. Ama özellikle oturmalı yemekli davetlerde mekanlar genellikle düğünden bir süre önce kesin kişi sayısı ister ve fiyatlandırma çoğunlukla bu sayı üzerinden yapılır. Gelmeyecek misafir için yemek ödemek de, gelen misafire sandalye bulamamak da önlenebilir sorunlardır.
Neyi sormalı, neyi sormamalı
LCV formu ne kadar kısaysa o kadar çok yanıt alırsınız. Çoğu düğün için şu sorular yeterlidir:
- Katılım: Geliyor musunuz?
- Kişi sayısı: Kaç yetişkin, kaç çocuk?
- Menü tercihi: Vejetaryen menü, alerji ya da özel bir beslenme ihtiyacı var mı?
Mekanınız çocuklar için ayrı menü ya da ayrı ücret uyguluyorsa çocuk sayısını ayrıca sormak özellikle önemlidir. Bunların dışındaki sorular (ulaşım, konaklama gibi) ancak yanıta göre gerçekten bir karar verecekseniz eklenmeli. Her ek soru, formun yarıda bırakılma ihtimalini artırır.
WELLUNEX davetiyelerinde LCV formu davetiyenin içindedir: Misafir katılım durumunu, yetişkin ve çocuk sayısını ve menü tercihini bildirir; yanıt doğrudan panelinize düşer.
Kimin davetli olduğunu netleştirin
LCV'deki en büyük karışıklık kişi sayısından çıkar. "Ahmet Bey ve Ailesi" yazan bir davetiyeyi alan misafir, yetişkin çocuklarını, gelinini ve torunlarını da davetli sayabilir. Bunun önüne geçmek için:
- Davetiyeye kimin adını yazdığınızı bilinçli seçin: "ve Eşi" ile "ve Ailesi" aynı şey değildir.
- Kendi listenizde her misafir için beklediğiniz kişi sayısını not edin. Gelen yanıt bundan farklıysa fark eder, gerekirse nazikçe konuşursunuz.
- Çocuksuz bir düğün planlıyorsanız bunu davetiyede açık ama kibar bir dille yazın; misafirin tahminine bırakmayın.
Son tarih nasıl belirlenir
Önce mekana kesin sayıyı hangi tarihte istediğini sorun. LCV son tarihini bundan en az bir hafta önceye koyun; o bir hafta, yanıt vermeyenlere ulaşmak için gereken zamandır. Bir ölçü olarak, davetiyeler düğünden altı sekiz hafta önce gönderilir, LCV son tarihi ise düğünden üç dört hafta önceye denk gelir. Davetiyede tarihi açıkça yazın:
Katılım durumunuzu 15 Mayıs'a kadar davetiyedeki formdan bildirmenizi rica ederiz.
Yanıtları takip etmek
Misafir listesini üç duruma göre izlemek işinizi kolaylaştırır: daveti henüz açmamış olanlar, açıp yanıt vermemiş olanlar ve yanıt vermiş olanlar. Panelde her misafirin gönderildi, açtı ve yanıtladı durumunu gördüğünüzde kime ne yapacağınız belli olur:
- Açmamış olanlar: Mesaj gözden kaçmış ya da numara yanlış olabilir. Numarayı kontrol edin, gerekirse telefonla ulaşın.
- Açıp yanıt vermeyenler: Daveti görmüşler, büyük ihtimalle planları henüz netleşmemiş. Son tarihe birkaç gün kala kısa bir hatırlatma gönderin.
- Aile büyükleri: Formu doldurmak onlara zor gelebilir. Bir aile üyesinin telefonla sorup yanıtı sizin adınıza listeye işlemesi çoğu zaman en kolay yoldur.
Hatırlatma için kısa ve suçlamayan bir dil kullanın:
Merhaba Elif, düğünümüze sayılı günler kaldı.
Masa düzenini tamamlayabilmemiz için katılım durumunu cuma gününe kadar bildirebilirsen çok seviniriz.
Davetiye bağlantın aşağıda.
Sayıları kesinleştirirken
Yanıtlar toplandığında mekana bildireceğiniz sayıyı hesaplarken şunları göz önünde bulundurun:
- "Evet" diyenlerin yanında, hiç yanıt vermemiş ama gelmesi muhtemel yakınlarınızı ayrıca değerlendirin.
- Son hafta gelecek iptalleri hesaba katın; hastalık, yol ya da iş nedeniyle birkaç kişinin düşmesi olağandır.
- Garanti sayısının üzerine çıkıldığında ne olacağını sözleşmeden kontrol edin; ek kişi başı ücret ya da mutfağın hazırlık sınırı söz konusu olabilir.
- Menü tercihlerini mekana ayrıca ve yazılı olarak iletin. Vejetaryen ve alerji bilgisi sözlü kalırsa düğün günü karışabilir.
Listeyi Excel ya da CSV olarak indirip mekanla ve yemek firmasıyla paylaşmak, sayıların herkeste aynı olmasını sağlar.
Yanıtını değiştiren misafirler
"Gelemiyoruz" diyen bir misafir son hafta gelebileceğini, "geliyoruz" diyen biri ise son gün gelemeyeceğini bildirebilir. Bu olağandır; önemli olan değişikliğin listeye ve oturma planına işlenmesidir. Kesin sayıyı mekana bildirdikten sonra gelen değişiklikleri ayrı bir notta toplayın ve mekanın kabul ettiği son değişiklik gününde hepsini tek seferde iletin. Gelemeyeceğini sonradan bildiren bir yakınınıza kısa bir teşekkür yazmak da, haber verdiği için gösterdiği özeni karşılıksız bırakmamanın güzel bir yoludur.
Sık yapılan hatalar
- Son tarihi mekanın istediği tarihle aynı güne koymak; arayıp sormaya zaman kalmaz.
- Yalnızca "geliyor musunuz" diye sorup kişi sayısını sormamak.
- Hatırlatmayı herkese toplu göndermek; yanıt vermiş misafirler de gereksiz yere mesaj alır.
- Telefonla ya da yüz yüze alınan yanıtları bir yere yazmamak. Her yanıt aynı listeye işlenmeli.
Misafir listenizi henüz oluşturmadıysanız davetli listesi aracıyla başlayabilir, LCV akışını kart bilgisi vermeden ücretsiz denemek için paketler sayfasına bakabilirsiniz.
