Oturma planı, düğün hazırlığının en çok ertelenen ve son haftada en çok gerilim yaratan işlerinden biridir. Oysa doğru sırayla ele alındığında birkaç akşamda çıkarılabilir. Aşağıda salondan istemeniz gereken bilgilerden hassas aile durumlarına kadar adım adım bir yöntem bulacaksınız.
Ne zaman başlamalı
Kesin bir oturma planı, kesin bir misafir listesine dayanır. Bu yüzden asıl çalışmayı LCV yanıtlarının büyük bölümü geldikten sonra yapmak gerekir. Bir ölçü olarak, düğünden üç dört hafta önce bir taslak hazırlamak ve son haftada yalnızca küçük düzeltmeler yapmak iyi işler. Ama gruplamayı, yani kimin kiminle oturabileceğini, misafir listesini yazarken düşünmeye başlayabilirsiniz.
Salondan isteyeceğiniz bilgiler
Plan yapmadan önce mekandan bir yerleşim krokisi isteyin ve şunları netleştirin:
- Masa tipi (yuvarlak, dikdörtgen ya da karışık) ve her masaya kaç kişinin rahatça oturabildiği.
- Toplam masa sayısı ve gerekirse masa eklenip eklenemeyeceği.
- Sahnenin, dans pistinin, gelin ve damat masasının ve DJ'in yeri.
- Hoparlörlerin nerede duracağı.
- Giriş kapıları, tuvaletler ve mutfaktan servis yolu.
- Mekanın oturma planında son değişiklik için verdiği tarih.
Kapasiteyi zorlamamak önemli. Kağıt üzerinde on kişilik görünen bir masa, kalabalık bir aile ve bir bebek arabasıyla birlikte dar gelebilir. Emin değilseniz mekana masanın gerçek çapını ve sandalyelerin genişliğini sorun.
Adım adım plan
1. Misafirleri gruplara ayırın
Listeyi önce gruplara bölün: gelinin ailesi, damadın ailesi, ailelerin yakın dostları, iş arkadaşları, okul arkadaşları, komşular. Her misafire bir grup etiketi vermek, masa dağıtırken işinizi çok kolaylaştırır. Davetli listesi aracı bu gruplamayı yapmak için iyi bir başlangıç noktasıdır.
2. Önce sabit masaları yerleştirin
Gelin ve damat masası, anne babalar ve en yakın aile büyükleri planın sabit noktalarıdır. Bunları sahneye ve piste görece yakın yerleştirin; ailelerin nikahı ve ilk dansı rahatça görebilmesi önemli.
3. Aile büyükleri için yer seçin
Yaşlı misafirleri hoparlörlerin hemen önüne oturtmayın. Tuvalete ve girişe ulaşımı kolay, merdiven gerektirmeyen ama gelin ile damadı görebilecekleri masalar seçin. Tekerlekli sandalye kullanan bir misafiriniz varsa masasında sandalyesiz bir boşluk bırakılmasını mekandan isteyin.
4. Çocukları düşünün
Küçük çocuklar genellikle ebeveynleriyle oturur. Davette çok sayıda çocuk varsa bazı aileler ayrı bir çocuk masası ve bir gözetmen ayarlıyor; bu durumda masanın ebeveynlerin görüş alanında olmasına dikkat edin. Bebek arabası ve mama sandalyesi için yer gerekeceğini de unutmayın.
5. Arkadaş masalarını tanıdıklık üzerine kurun
Masada kimseyi tanımayan bir misafir geceyi zor geçirir. Yalnız gelen bir arkadaşınızı en az bir tanıdığının bulunduğu masaya yerleştirin. Grupları karıştırmak istiyorsanız ortak ilgileri olan ya da yaşları yakın kişileri bir araya getirin.
6. Hassas durumları önceden konuşun
Boşanmış ebeveynler, arası açık akrabalar, yeni ayrılmış çiftler... Her ailede böyle durumlar olabilir. Bunları tahmin etmeye çalışmak yerine ilgili aile üyelerine nazikçe sorun. Çoğu zaman en iyi çözüm, iki tarafı da aile masalarına yakın ama ayrı masalara oturtmaktır.
7. Birkaç boş sandalye bırakın
Son dakika gelen bir eş, yanıt vermeyi unutmuş bir akraba ya da çocuğunu yanında getiren bir misafir mutlaka olur. Bir ölçü olarak, toplam kapasitede birkaç sandalyelik pay bırakmak, düğün günü planın tamamını yeniden düşünmenizi önler.
Yuvarlak mı, dikdörtgen mi
Yuvarlak masalar sohbeti kolaylaştırır; herkes herkesi görür ve masa bir grup gibi hisseder. Uzun dikdörtgen masalar ise daha fazla kişiyi aynı alana sığdırır ve özellikle bahçe ya da kır düğünlerinde sıcak, ev sofrasına benzeyen bir görüntü verir. Uzun masaların dezavantajı, iki uçtaki kişilerin birbiriyle konuşamamasıdır; bu yüzden birbirine yakın grupları masanın aynı bölümünde toplayın. Pek çok mekan iki tipi birlikte kullanmanıza izin verir: aileler için uzun bir masa, diğer gruplar için yuvarlak masalar gibi.
Planı görünür kılmak ve paylaşmak
Planı bir tabloda satır satır tutmak mümkündür, ama masaların salondaki yerini görmeden karar vermek zordur. WELLUNEX panelindeki oturma planında yuvarlak ve dikdörtgen masaları salonun düzenine göre yerleştirip misafirleri sürükleyip bırakarak masalara dağıtabilirsiniz. Misafir listesi zaten panelde olduğu için LCV'de gelemeyeceğini bildirenleri plandan çıkarmak da kolaylaşır.
Plan hazır olduğunda en az üç tarafla paylaşın: mekan yetkilisi, girişte karşılama yapacak kişi ve iki ailenin birer temsilcisi. Plan yalnızca sizin telefonunuzda kalırsa düğün günü bütün sorular yine size gelir.
Girişte misafiri masasına ulaştırmak
En iyi plan bile misafir girişte masasını bulamazsa işe yaramaz. Klasik yöntemler, masa numaralarını gösteren büyük bir oturma tablosu ya da isimli masa kartlarıdır. Kalabalık davetlerde kapıda QR ile karşılama da kullanılabilir: Görevli, misafirin davetiyesindeki QR kodu panelden okutur ve misafirin masası ekranda görünür. Hangisini seçerseniz seçin, girişte misafirleri tanıyan ve gerektiğinde yardımcı olacak birini görevlendirin.
Sık yapılan hatalar
- Planı LCV yanıtları tamamlanmadan kesinleştirmek ve sonra baştan yapmak.
- Masaları kağıt üzerindeki en yüksek kapasiteye göre doldurmak.
- Yaşlı misafirleri hoparlörün ya da dans pistinin dibine oturtmak.
- Planın son halini mekana ve karşılama ekibine iletmeyi unutmak.
- Her ayrıntıyı tek başına çözmeye çalışmak; ailelerin misafirlerini en iyi aileler tanır.
